Wald Göçmen Veritabanı - Başvuru Takip Sistemi

Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD) için geliştirmiş olduğumuz Göçmen Veri Tabanı - Başvuru Takip Sistemi’ni 1 Ocak 2020 tarihinde yayına aldık. Yoğun bir çalışmanın ardından WALD ekibinin tüm başvuru yönetimi dijitalleşmiş oldu.

WALD 1993 yılında kurulan, genel olarak demokrasi ve insan hakları alanında çalışmalar yapan bir kurum. Suriye’deki savaş sonrasında yaşanan göçün yönetilmesi için Birleşmiş Milletler tarafından desteklenen bir kaç STK’dan birisi olan WALD, ağırlıklı olarak İstanbul’daki göçmen/mültecilerin yaşadığı sorunlarla ilgileniyor. İstanbul’da 11 ayrı ilçedeki başvuru masalarına yapılan binlerce başvuru WALD bünyesindeki sosyal çalışmacılar, avukatlar ve psikologlar tarafından değerlendiriliyor, gerekli müdahaleler ve yönlendirmeler yapılıyor.

Mevcut İş Akışını Dijitale Aktardık

Başvuru takip sisteminin geliştirilmesi sürecinin hangi faydaları sağladığına geçmeden önce kısaca WALD’in iş akışından bahsetmekte fayda var: Başvuru masalarına mülteciler sorunlarıyla ilgili başvuruda bulunuyor, Arapça ve Türkçe bilen sosyal çalışmacılar her yeni başvuru için Danışan Bilgi Formu’nu (DBF), aynı mültecinin sonraki başvuruları için Ziyaretçi Bilgi Formu’nu (ZBF) dolduruyor. Mültecilerin ziyareti sonrasında psikolojik veya hukuki destek gerektiren durumlarda başvuranlar, WALD bünyesindeki hukukçu veya psikologlara yönlendiriliyorlar, bu yönlendirmelerin sonrasında bazı formlar dolduruluyor. Kendi bünyesinde çözülemeyen sorunlar ise başvuru nedenlerine göre ilgili kuruluşlara yönlendiriliyor. Yapılan işler belirli periyotlarla ilgili kurumlara raporlanıyor.

Veritabanı geliştirme süreci öncesinde başvuru masaları ziyaret edilerek WALD’in tüm bu iş akışı detaylı olarak analiz edildi. İş akışının aksayan yanları, sorunları tespit edildi ve bu iş akışının dijital alana nasıl uyarlanacağı detaylı olarak planlandı. Yoğun bir çalışma sonrasında tüm süreç 4 ay gibi kısa bir sürede dijitalleştirildi.

Sistemde;

Kullanıcı girişi arayüzü
Kullanıcı profil arayüzü
Kullanıcı profil düzenleme arayüzü
Kullanıcıların yetkilerinin ve izinlerinin yönetileceği arayüzler
Kullanıcı yetkilendirme ekranı
Danışan Bilgi Formu,
Ziyaretçi Bilgi Formu,
Çocuk Bilgi Formu,
Hukukçu Bilgi Formu,
Psikolog Bilgi Formu,

İş akışlarına göre onaylamaların yapılacağı arayüzler geliştirildi.

Aşağıda detaylandırdığımız raporlama ve filtreleme ekranları tasarlandı.
Başvuru takip sisteminde veri girişleri sonrasında yönlendirilen kişilere ve yetkililere otomatik e-posta gönderiliyor.
Veriler istenen formatlarda toplu olarak dışarı alınabiliyor (data export).

Dijital Dönüşümle Verim Artışı ve İnsan Hatasını Minimize Etme

Başvuru takip sistemi ile;

Excel ile iş akışının yönetilmeye çalışılmasından kaynaklı yaşanan verilerin yanlış girişi,
bazı zorunlu bilgilerin girilmemesi problemi,
masalarda farklı formatlarda formların doldurulması ve verilerin standart olmaması sorunu,
hatalı raporlar üretilmesi problemleri,
iki kere veri girilmesinden kaynaklı zaman kayıpları (DBF ve ZBF’ler dijitalleşme öncesinde başvuru anında önce elle matbu bir forma dolduruluyor, ardından da bir Excel listesine geçiriliyordu),
elle rapor üretilmesinden dolayı yaşanan zaman kayıpları,
masalardaki veri girişinin anlık olarak ölçülememesi problemleri

gibi pek çok sorun ortadan kaldırıldı veya minimize edildi.

Dijitalleşme sonrasında raporlama ve veri girişindeki hız artışı sebebiyle WALD çalışanlarına günler, belki haftalar kazandıran (dolayısıyla para kazandıran) büyük bir bir verim artışı sağlandı (bakınız: Wald Göçmen Başvuru Takip Sistemi - Veritabanı Üzerine Söyleşi).

Dinamik Raporlama ve Veri Görselleştirme

Geliştiren başvuru takip sisteminin en belirleyici yanlarından birisi üst seviye raporlamalara olanak tanımasıdır. Sistemde özetle; sosyal çalışanın performansını ortaya koyan, veri girişlerinin kayıtlarını sayısallaştıran raporlar

Başvuruların
- başvuru tarihi / oluşturulma tarihi (yıl, ay, hafta ve gün)
- cinsiyet
- masa
- doküman türü
- kullanıcı
- bazlı granüler olarak kategorize edilebildiği iç raporlar
Başvuruların
- cinsiyet ve yaş dağılımlarını
- başvuru sebeplerini
- yönlendirmelerini
- hassas dosya raporlarını
- hukuksal desteklerini ve yönlendirmelerini
- analiz eden detay dış raporlar
Veri girişi hatalarını ortaya koyan ve veri girişini iyileştirmeye yarayan raporlar bulunmaktadır.

Sistemdeki tüm raporlar statik değil dinamiktir. Başka bir deyişle tüm raporlarda, değişkenler WALD yetkilileri tarafında kullanıcı dostu bir arayüzle sürükle bırak metoduyla değiştirilebilmekte, aynı rapordan farklı bilgilere dair granüler bilgiler alınabilmektedir.

Yapılan filtremeler CSV formatında dışarı aktarılabilmekte ve farklı ortamlarda kullanılabilmektedir. Dimanik raporlama sistemi ile hem genel hem de detay raporlar alınabilmesi avantajının yanında, öncesinde manuel olarak yapılan raporlamalardaki hatalar ortadan kaldırılmıştır.

Kayıpsız bir Veri Taşıma Aşaması

İçeriklerin kayıpsız olarak taşınması işi projenin belki de en zorlayıcı noktalarından biriydi. 2017-2019 yıllarını kapsayan 3 yıl içerisinde farklı masalarda toplam 65 bin civarı veri girişi yapılmıştı (Danışan Bilgi Formu ve Ziyaretçi Bilgi Formu). Formlardaki format farklılıkları, zorunlu alanların tanımlanmamış olmasından kaynaklı eksik veri girişleri, standartize edilmemiş her veri girişinde yaşanan yanlış veri girişleri mevcuttu. Yazılım geliştirildikten sonra tüm veriler ekibimiz ve WALD ekibinin yoğun çabaları sonucunda standartize edildi. Veriler uygun bir veri taşıma protokolü çerçevesinde kademeli olarak başvuru takip sistemine taşındı. Sisteme aynı zamanda kontrolü sağlamak açısından verilerin standartize edilmemiş halleri de taşındı. Veri girişi yapan sosyal çalışmacılara olası hatalı veri girişleri için zorunluluklar, uyarılar tanımlandı ve raporlama ekranları geliştirildi.

Başvuru Takip Sistemi ile Mülteci Başvuruları Artık Çok Daha Kolay Yönetiliyor

Savaş sonrası ülkemize göç etmek zorunda kalan mültecilerin yaşamış olduğu sorunlar gün be gün artarken WALD gibi bu yaraya merhem olmaya çalışan kurumların işleri de her geçen gün zorlaşıyor. WALD’e yapılan başvurular sürekli artarken bu başvuruların yönetilmesi de bir o kadar zorlaşıyor. İşte bu koşullarda sınırlı sayıdaki kişi ile daha çok iş yapabilmek, daha az hata yaparak ve daha hızlı raporlama yaparak zaman kaybını en aza indirmek ancak dijital dönüşüm için adım atarak çözülebilirdi

WALD bu tercihi doğru zamanda yaparak, mülteci başvuru süreçlerini önemli kısmını dijitalleştirdi. Bu alana yapmış olduğu yatırımın sonuçlarını daha bir yıl dolmadan aldı. Aynı sayıda personelle 2020 yılının ilk 9 ayında, 2019’daki ziyaretçi başvurularından fazla başvuru girişi yapıldı. 2020 yılının geri kalanında da aynı oranda bir veri girişi yapıldığı düşünüldüğünde “15 ile 30 insan aylık” bir tasarruf sağlanmıştır diye öngörebiliriz. Tüm bunlara ek olarak yüksek veri güvenliğinin sağlanmış olması, yazılımın yeni ihtiyaçlara göre geliştirilebilecek esneklikte olması yaşanan geliştirilen yazılımın diğer avantajlarıdır.

Siz de;