Mor Çatı - Başvuru Takip ve Yönetim Sistemi

Türkiye’de kadına yönelik şiddet alanında yoğun çalışmalar yapan Mor Çatı Kadın Sığınağı Vakfı’nın; yapılan başvuruların bilgilerini girmek, yıllık faaliyet raporları için daha kolay veri çıktısı alabilmek ve gerektiğinde kişiler ile ilgili daha çabuk aramalar yaparak istenilen bilgiye ulaşmak adına bir başvuru takip ve yönetim sistemi talebinin ardından yapılan toplantılar ile çalışmalara başladık.

Mor Çatı’nın öncelikli istekleri programın kullanıcı deneyimi açısından kolay olması, kullanıcıyı yormaması, programın ileride başka kurumlarca da kullanılabilir olması, esneklik ve geliştirilebilirlik idi. Bu öncelikler göz önüne alınarak sistemin bilgi mimarisi oluşturuldu ve ekran taslakları çizildi. Geliştirmesi 6 ay süren bu sistem, bu süreçlerin kontrolü için üzerinde çalışılmış en büyük STK yazılımlarından biri oldu.

Başvuru Takip ve Yönetim Sistemi neler yapıyor?

Mor Çatı her yıl ortalama 1000 başvuru alıyor ve gönüllüler için bu başvuruların kayıt altına alınması, takip edilmesi ve analizlerinin yapılması excel gibi programlarda oldukça zor oluyordu. Program sayesinde öncelikle, gelen bir başvurunun kaydının girilmesi çok daha kolay bir hale getirildi. Bu kolaylığın yanı sıra yaklaşık 500 ayrı alan ile elde edilen bilgilerin işlenişi detaylandırıldı. Başvurana ait bilgiler, başvuru sebeplerine dair bilgiler, verilen desteklerin ve görüşmelerin takibi, dava süreçlerine ait bilgiler, ortak çalışılan kurumların hizmetlerinin takibi, sığınak giriş-çıkışları, sığınakta yapılan etkinliklerin bilgisi gibi bir çok ayrı sürecin takibi birlikte yapılıp birbirleriyle ilişkilendirildi.

Veri girişi ile birlikte Mor Çatı’nın geçmiş yıllarda almış olduğu 10.000’in üzerinde başvurusu dijital ortama taşındı. Bu sayede geçmişe yönelik aramalar kolaylaştırıldı ve uzun süreçli analizler yapılabilir hale geldi.

Mor Çatı için geliştirilen Başvuru Takip ve Yönetim Sistemi'nin amaçlarından biri de, yapılan yıllık raporlama için veritabanında barındıracağı bilgilerin SPSS gibi istatistik programlarına uygun formatta çıktısının alınıp, bu şekilde analizlerin yapılması oldu. STK yazılımı için önemli taleplerden birinin de eski verilerin taşınması ve bu gibi programlara entegre çalışılabilir olması olduğunu gördük. Geliştirmiş olduğumuz yazılım, tüm datanın çıktısını excel formatında çıktı verebilecek şekilde inşa edildi. Bu sayede dönemlik raporlamalarda gönüllülerin iş yükünü azaltan, bir yandan da hikayelerin yazıldığı alanlar içerisinde analiz yapılarak sadece nicel değil nitel yorumlamalara da müsade edebilir haldedir.

Program, içerisindeki veriler arasında arama yapılmasına izin verir. Örneğin son 6 ay içerisinde başvuranlardan kaçının fiziksel şiddete maruz kaldığını, bunların da kaçının kim tarafından şiddet gördüğünü aramak mümkün. Bu arama listeleri de aynı şekildi excel formatında çıktı olarak alınabilir, filtrelemeler de bu çıktılara uygulanabilir haldedir.

STK Yazılımı İçin Güvenlik Önemli

Bu yazılım için en önemli nokta hep içeriklerin güvenliği oldu. Drupal, kurumsal seviyede güvenlik sunar. Sistem API’ları halihazırdaki yapıları ile kullanıldıkları zaman güvenli olmak üzere tasarlanmışlardır. Daha önce bir çok blog yazımızda da belirttiğimiz gibi dünya üzerinde güvenlik seviyesi oldukça önemli bir çok sistem platform olarak Drupal’ı tercih etmiş durumda. Bu noktada bizce Drupal, STK yazılımı için en doğru tercih. Sistemin kullanımı dışarıdan girişe kapanarak sadece Yönetici veya Editör rollerine sahip kayıtlı kullanıcılar tarafından içerik girişi yapılır. Bu kişilerden de sadece yönetici kişi ekleyebilir.

Tüm bu bilgi mimarisi ve geliştirme aşamalarından sonra, Binbiriz sunucularında test edilen Başvuru Takip ve Yönetim Sistemi, Mor Çatı'nın sunucusuna aktarılarak, yayına alındı.