Yeni Medya Çalışmaları Kongre Yönetim Sistemi

Alternatif Bilişim Derneği ile birlikte, sırasıyla Kocaeli Üniversitesi, Kadir Has Üniversitesi ve Mersin Üniversitesi'nde düzenlenen Yeni Medya Kongresi'nin, Kongre Yönetim Sistemi'ni geliştirdik.

Veritabanını, bilgi mimarisini, kullanıcı senaryolarını ve ekran taslaklarını içeren bir karmaşık bir planlama çalışmasını yaşama geçirdik. Her yıl, bir önceki yılların kullanıcı deneyimlerinden yola çıkarak mevcut sistemi yeni versiyonlarıyla daha iyi noktalara taşıdık. Bir çok kongre için de kullanılabileceğini düşündüğümüz Drupal tabanlı Kongre Yönetim Sitemi'nde yaşama geçirilen senaryo aşağıdaki gibidir:

Kongre Yönetim Sistemi Kullanıcı Rolleri:

• Kongre Katılımcısı
• Bildiri Sahibi
• Hakem
• Sekreterya

Kongre Yönetim Sistemi İş Akışı:

• Bildiri sahibi sisteme bildiri özetini yükler. Bildirinin yüklendiğine dair e-posta hem bildiri sahibine hem de sekreteryaya gönderilir.
• Bildiri gönderim son tarihi geçtikten sonra sekreterya veya düzenleme kurulu bildirileri değerlendirir. Biçimsel açıdan veya tematik açıdan reddedilen bildiriler için bildiri sahiplerine otomatik e-posta gönderilir.
• İlk aşamayı geçen bildiriler için sistem üzerinden 3 adet hakem ataması yapılır. Yapılan hakem atamaları sonrası her bir hakem için bir değerlendirme formu otomatik olarak açılır. Atama yapılan hakemlere ilgili bildiriler ve değerlendirme formları gönderilir. Hakemler bildiri sahibiyle ilgili herhangi bir bilgiye ulaşamaz, yalnızca bildiriyi görme yetkisine sahiptir.
• Hakemler, ilgili bildiri için formlarda çeşitli kriterlere göre puanlama yapar ve bildiri değerlendirme bölümlerinin doldurur.
• Her formdaki puanlamalar bir algoritma doğrultusunda sistem tarafından işlenerek bildirinin o hakem nezdinde geçip geçmediği ortaya çıkarılır.
• 3 hakemin 2'sinin değerlendirmesinde geçen bildiri geçmiş sayılır.
• Bildirinin geçip geçmediği, hangi hakemin bildiriyle ilgili ne gibi değerlendirmeler yaptığı bildiri sahibine e-posta ile iletilir.

Sonuç olarak bu yıl 3'üncüsü düzenlenecek olan Yeni Medya Kongresi'nin için hazırlanmış yazılım, 2 yıl boyunca biriktirilen kullanıcı deneyimi ve Drupal'ın esnek yapısı sayesinde oluşturuldu. Kongre Yönetim Sistemi'nin bu yılki 3. versiyonu; hem bildiri sahiplerini, hem kongre hakemlerini, hem de kongre düzenleyicilerini çok daha memnun edecek bir noktaya ulaştı.