WALD Göçmen Başvuru Takip Sistemi - Veritabanı Üzerine Söyleşi

WALD’in (Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı) Göçmen Veri Tabanı - Başvuru Takip Sistemi’ni 2020 Ocak ayında yayına aldık. WALD’de takım lideri olarak görev yapan yetkili ile sistem üzerine konuştuk. WALD’in göç / mülteci alanında çalışmaları mevcut ve dijitalleşme anlamında da Binbiriz’den göçmen veri tabanı - başvuru takip sistemi talep etmişti. Geçtiğimiz ay yayına aldığımız bu yazılımın geri bildirimini almak adına yaptığımız bu röportaj için hazırladığımız sorulara başlamak istiyorum:

Göç / Mülteci STK’sı ve Faaliyetleri

-Öncelikle Wald’den biraz bahseder misiniz?

Wald, 1993 yılında kurulan, kamu yararına hizmet sağlayan bir vakıf. Son zamanlarda birleşmiş milletler ile beraber sürdürdüğümüz sosyal sorumluluk projeleri kapsamında ekoloji, şehirler, akıllı kentler gibi alanlarda çalışmalar ve projeler yürütmektedir. Son iki buçuk yıldır ağırlıklı olarak mülteci alanında mülteci koruma ve sosyal sorumluluk çerçevesinde İstanbul’da ilçe belediyeler ile beraber çalışmalar yürütmekteyiz.

-Kendinizden ve Wald’deki göreviniziden bahseder misiniz?

Ben psikoloji bölümü mezunuyum. Klinik psikoloji masterını yapmaktayım. Yaklaşık 1,5 yıldır Wald’ta takım lideri olarak, Anadolu Yakasında'ki merkezlerimiz Pendik, Sancaktepe ve bunlarla ilgili sosyal koruma masalarının sorumlusuyum. Burada takım lideri olarak koordinasyon, birebir ilişkiler, hassas vakaların takibi ve proje hedefleri kapsamında çalışmalar gerçekleştiriyorum.

Mülteci / Göçmen Veri Tabanı - Başvuru Takip Sistemi

-Bildiğiniz gibi geçtiğimiz ay Wald’in mülteci başvuru takip sistemini yayına aldık. Yazılıma geçmeden önce nasıl çalışıyordunuz, işlerinizi nasıl yürütüyordunuz?

Göçmen veri tabanı geliştirilmeden önce, Excel üzerinden manuel giriş yaparak, gelen bütün başvuruların takibi,saklanması üzerinden bir çalışma yapıyorduk. Excel dışında Google doküman da yardımcı olarak kullanılıyordu.

-Geliştirdiğimiz bu yazılım sizin iş akışınızda ne gibi etkiler yarattı?

Kesinlikle önemli etkileri oldu. Öncelikle kullanıcı dostu bir sistem geliştirdik ama bu sistemin en önemli yanı kişisel verilerin korunması anlamında güçlü bir imkan sağlaması ve bir güven oluşturmakta. Daha önceleri başvurular kağıda yazılıp sonradan bilgisayara işleniyordu. Bu durum zaman kaybına hem de kişisel verilerin korunması anlamında riske sebep oluyordu ister istemez. Ama geliştirdiğimiz başvuru takip sistemi ile bu riski minimuma indirdik. Aynı zamanda kullanıcı dostu olması kapsamında daha kısa sürede istediğimiz verileri almaya, çalışan arkadaşlarımızın iş yoğunluğunda ciddi bir zaman tasarrufu elde etmesini sağladı. Aynı zamanda işlediğimiz verilerin, çalışmalarımızın takibini yapma konusunda büyük kolaylıklar sağladı.

Dijitalleşme ile Gelen Verim Artışı

-Bu yazılımı milat olarak kabul edersek. Milattan önce ve sonraki farklılıklar nedir?

Kesinlikle ciddi bir zaman kazancı. Verilerin korunması konusunda ciddi adımlar. Raporlama sisteminin anında,günlük,saatlik olarak “ne yaptık” konusunda gelişim sağladık, takip etmemiz muazzam oranda arttı. Onun dışında görevli arkadaşlarımız, avukatlar, psikologlar, sosyal çalışmacılar, hangi vakaları takip ediyor, hangi vaka hassas vaka, hangi konularda istihdam, kişinin koruma ihtiyaçları vb konularında verilerini canlı olarak görebilmemiz açısından bize ciddi kolaylıklar sağladı.

-Kurumun dijitalleşmesi sürecinde bu yazılımın veriminizi arttırdığını söylebilir misiniz?Ne kadar verminiz arttır sizce?

Öncelikle göçmen veri tabanına artık yanlış bir veri girişi olmuyor. Önceden elle girilen verilerden dolayı ciddi yanlışlıklar, unutkanlıklar oluyordu. Başvuru takip sistemi sayesinde yanlışları minimuma indirdik, bu konuda sistem büyük kolaylık sağlıyor. Kullanıcının yazmasından ziyade seçim ile, sistem kullanıcıyı yönlendirdiği için , hizmetlerin takibi, danışanın yönlendirildiği için ciddi anlamda bir kolaylık ve verim sağladığını söyleyebiliriz.

Artık Raporlama Çok Kolay!

-Örnek verebilir misiniz? Örneğin raporlama süreci ne kadar süre alıyordu, şimdi ne kadar süre alıyor?

Saha raporlaması önceden 4-5 günümüzü alırdı. Bütün ikili verileri ortadan kaldırma, tek tek hesaplama yapma, bu kişilerin ana koruma ihtiyaçlarını belirlemek, bu kategorileri başvuru sebeplerine göre düzenlemek, yönlendirme hizmetlerinin alt başlıklarını açmak gibi durumlar ciddi anlamda zaman harcadığımız bir durumdu. Şu an sistemde geliştirdiğimiz metodla on dakikada bütün bu verileri istediğimiz kategoride, istediğimiz şekilde hazırlayıp tamamen raporlamayı bitirebiliyoruz.

-Veri girişi süreciniz nasıl etkilendi? Bildiğim kadarıyla hatalı veri girişleri oluyordu, şimdi oluyor mu? Azaldı mı?

Göçmen veri tabanınında yaklaşık 40 bin verinin sisteme yüklenmesi için firmanızla birebir çalıştık. Bu süreçte ve önceki süreçlerde ciddi anlamda hatalı veri girişi problemi ile karşılaşıyorduk. Geliştirdiğimiz göçmen veri tabanı ile şu anda neredeyse minimum seviyede, ufak tefek hatalar dışında başka hatalar ile karşılaşmamaktayız. Herhangi bir hatalı veri girişi yapıldığında farketmemizi sağlayan bir sistem.

İş/Süreç Yönetim Sistemi

-Bu yazılımın en beğendiğiniz özelliği nedir?

Her ziyaretçinin girdisini net bir şekilde görebilmek. Kişinin ilçe genelinde yaşadığı problemleri analiz etmemizi sağlayan, uygun yönlendirmeleri bize sağlaması. Bir ziyaret, vaka işlerini minimum derecede raporlayabilmek. Benim için en önemli özellik kesinlikle ortaya çıkardığımız raporlama sistemi. Her türlü grafiği, veriyi istediğimiz şekilde çıkartabiliyoruz ve bu da ilçe ilçe analizlerimizi ciddi anlamda kolaylaştırdı.

Her STK için Dijitalleşme Şart

-Binbiriz olarak odağımızda dijitalleşme konusu da var. Ekibimizden Gamze Çalışkan arkadaşımız STK'ların Dijitalleşmesi konusunda bir yazı da yazdı. Siz STK’ların dijitalleşmesinin önemi hakkında neler söylemek istersiniz?

STK’lar bir çok alanda çalışıyor. Dijitalleşme; başta kağıt israfı, zaman israfı konularında, bu alanda çalışanlara ciddi katkı sağlamakta. Her yaptığımız işin takibini yapmak, nereye gittiğini görebilmek STK’lar için “Biz neredeyiz?” veya “Hangi pozisyonda duruyoruz?” sorularının değerlendirilmesi açısından önemlidir. Dijitalleşme bu anlamda kolaylıklar sağlamakta, kişisel verileri korunumunu sağlamakta, doğayı korumakta ve yaptığımız çalışmaların çıktılarını görebilme açısından ciddi fayda sağlamakta. Başvuru takip sistemi vasıtasıyla, ocak ayından itibaren yani bir aylık süreçte, daha önceden ciddi zorluk yaşadığımız durumlarda, çalışan arkadaşlarımıza ciddi zaman kazandırması ile kişinin de kendi potansiyellerini çıkaracakları, projede yenilik geliştirecekleri konularda daha rahat olabilmeye imkan sağladı. Bu da bizim yapacağımız çalışmalarda ciddi katkıları olacaktır.