Kongre ve Konferans Yönetim Sistemi

Kongre ve Konferans Yönetim Sistemi, katılımcılar tarafından hazırlanan bildiri, makale ve sunumlarla, bunlara ait özetlerin yüklendiği, daha sonra yöneticiler tarafından kör hakem değerlendimeleri için, hakemlere atandığı, finalde de hakemlerin belli değerlendirme kriterlerine bağlı olarak, bildiri, makale ya da sunumu kabul ya da reddettiği sistemlerin genel adıdır. Bu sistemlerde hakem ya da bildiri sahibinin birbirinin kimliğini bilmemesi sağlanır. Böylece değerlendirmenin daha bilimsel ve tarafsız olmasına yardım edilmiş olur.

Bildiri Yönetiminden Hakem Değerlendirmesine Tüm Süreçleriniz Hatasız Olabilir

Kongre veya konferans yönetim sistemi özü itibariyle aynı olsa da kongre ve konferansların iş akışları;

• hakem havuzundan hakemlerin seçimleri,
• bildirilerin yüklenme prosedürleri, bildiri onay mekanizmaları,
• hakem değerlendirme kriterleri (puan barajı, salt çoğunluk, oy birliği vb),
• kullanıcılara gidecek bildirim mekanizmaları

gibi bir çok konuda farklılıklar taşıyabilmektedir. Bunun dışında ihtiyaçlar kongrenin genel organizasyonuna, izleyici ve katılımcı başvuruların yönetimine, kongre için gerekli yemek ve konaklama organizasyonuna, online ödeme sistemi ile katılımcı veya bildiri sahiplerinin ödemelerinin alınmasına, web sitesi geliştirmesi ve sosyal medya / dijital pazarlama yönetimine kadar pek çok yan konuda çeşitlenebilmektedir.

Ne kadar deneyimli olurlarsa olsun tüm bu süreçlerin salt kongre sekreteryasının, kurum çalışanlarının bilgi ve birikimleriyle manuel olarak yönetilmeye çalışılması bir çok hatayı da beraberinde getirebilmektedir. Bu durum aynı zamanda çok hızlı ve hatasız yapılabilecek işlerin yavaş yapılmasına ve verim kaybına yol açabilmektedir.

Bu sebeple her alanda olduğu gibi kongre ve konferans yönetiminde de dijitalleşme hayat kurtarmaktadır. Ek olarak tüm süreç verilerinin (hakem havuzu, bildirilerin asılları ve revizeleri, değerlendirme kriterleri, bildirilerin aldığı puanlar vb) veritabanına kaydedilmesi, hem değerlendirmeler yapılacak olası itirazların kolay yönetilebilmesini sağlamakta (bu aynı zamanda yasal bir zorunluluktur), hem de gelecek yıllardaki etkinliklerin organizasyonunda ciddi avantajlar yaratmakta, kurumsal süreklilik sağlanmaktadır.

Özelleşmiş Kongre ve Konferans Yönetim Sistemi

Binbiriz olarak geliştirdiğimiz sistemlerde yukarıda bahsedilen genel kongre ve konferans kurallarının yanında düzenleyici kurumun özgün kurallarına göre özelleştirmeler yapılabilmektedir. Örneğin kabul koşulları için her bir değerlendirme kriterine farklı oranlar verilebilmekte, birkaç aşamalı hakem kabulü gerçekleştirebilmekte yada farklı editöryel süreçler tanımlanabilmektedir. İstenirse, kongre ya da konferansa ait katılım ücretleri de, bu sistem üzerinden tahsil edilebilmektedir.

Bunun dışında genel katılımcı kayıtları bu sistem üzerinden tutulabilmekte, çeşitli çağrı e-postaları gönderilebilmekte, yine kongre, konferans ve diğer bilimsel etkinliklerin katılımcı kartları uygun şablonlar halinde baskıya hazır hale getirilebilmektedir. Geliştirdiğimiz altyapılar farklı sistemlere kolaylıkla entegre edilebilmektedir. Tüm bunlardan hareketle;

• kurumunuzun kongre ve konferans yönetim süreçlerinin dijitalleştirilebilmesi, organizasyon yükünüzün hafifletilmesi ihtiyaçlarınız varsa,
• verim, zaman ve maliyet avantajı yakalamak istiyorsanız,
• bunun yanında standart ve hatasız başvuru ve değerlendirme süreçleri gerekiyorsa

mutkala bizimle iletişime geçiniz.